¿Estamos dispuestos a trabajar alineados a una metodología basada en procesos? ¿La dirección de la organización es la que lidera el proyecto? ¿Existe un compromiso en todos los líderes del cumplimiento a los requisitos de esta norma? Seguramente existirán más preguntas que hacer y/o plantear para empezar este proceso, pero al haber respondido de forma positiva estas primeras preguntas podríamos empezar a mencionar de forma general cómo se puede implementar un Sistema de Gestión ISO 9001:2015.
Sistema de Gestión ISO 9001:2015 en 10 pasos
Paso 1
Necesitamos conocer los requisitos de la norma, para lo cual debes adquirirla en algún sitio oficial y confiable (te recomendamos consultar iso.org). También puedes tomar un curso de requisitos de ISO 9001:2015 para tener un panorama general de los cumplimientos.
Paso 2
Definir el alcance del sistema a implementar. La norma te pide que certifiques alguno o todos los procesos productivos u operativos de la organización, es decir, qué fabrica o qué servicio otorga. Puedes certificar uno o todos si así lo decides, pero recuerda que tiene que ser un proceso principal, no uno de apoyo o soporte.
Paso 3
Definir un equipo de trabajo. Aunque la norma no exige un representante de la dirección, siempre es más fácil contar con un líder de proyecto para llevar a cabo la implementación. Posteriormente, este líder podría cambiar o rotar para un mejor involucramiento de la organización. Se puede formar un comité de implementación para apoyar al líder, compuesto por los jefes o directores de área, facilitando así la implementación en cascada.
Paso 4
Realiza un plan de trabajo. La norma cuenta con 126 DEBES, cada uno es un requisito a cumplir. Cuando la norma menciona DEBERÍAS, es opcional pero importante. Considera en tu plan de trabajo una lista de cada requisito, con una idea de cómo cumplirlo, fechas compromiso y responsables. Ten en cuenta que hay actividades secuenciales; no puedes realizar una antes que otra.
Paso 5
Ejecuta el plan. Es importante tener reuniones de revisión con una frecuencia establecida. Aunque puede parecer que no hay avance, la presión de presentar información en tiempo y forma ayudará a mantener el ritmo. El tiempo de implementación puede variar, de 6 a 12 meses es lo más común. Considera la posibilidad de contratar un consultor para optimizar el proceso y los tiempos.
Paso 6
Forma tu equipo auditor. La norma requiere auditores internos, sin definir un número específico, pero necesitas al menos 2 para evitar ser juez y parte. Considera capacitar al equipo mediante un curso de Auditor Interno para la norma ISO 9001:2015.
Paso 7
Realizar una auditoría interna. Este paso es crucial para identificar si cumples con cada requisito de la norma. Debes basarte en la norma 19011 para llevar a cabo la auditoría interna en cumplimiento.
Paso 8
Revisa los resultados de la auditoría. Esta revisión te indicará lo que falta trabajar para solicitar una auditoría externa. Documenta las correcciones mediante un proceso de acciones correctivas, detallando la causa raíz de cada hallazgo y asegurando que las medidas sean efectivas.
Paso 9
Realiza una auditoría externa. Para obtener el certificado ISO 9001:2015, una casa certificadora evaluará el cumplimiento de todos los requisitos de la norma. Busca opciones nacionales e internacionales, solicita cotizaciones y verifica la acreditación ante la IAF.
Paso 10
En caso de no conformidades en la auditoría externa, debes responderlas mediante acciones correctivas para recibir tu certificado. Luego, se pasará a un comité de evaluación para confirmar el cumplimiento de todos los requisitos.
Esperamos que esto ayude a tener claridad en cómo implementar un Sistema de Gestión de Calidad. Como verás, no es cualquier cosa; con un sistema como ISO 9001:2015 puedes gestionar toda una organización.
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Publicado originalmente el 23/04/2020
